INFORMATICA & ORGANIZZAZIONE

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MailMeth

Modulo che permette alla segreteria della manifestazione la gestione:

                                                                                                   o     della banca dati dei Visitatori

                                                                                                   o     della banca dati degli Espositori

                                                                                                   o     delle domande di iscrizione

                                                                                                   o     dei dati per il catalogo

                                                                                                   o     dell’emissione e contabilizzazione delle fatture

• Gestione Visitatori

Abbiamo maturato una significativa esperienza nella gestione delle problematiche di reception, per manifestazioni ad ingresso gratuito o a pagamento, inerenti le attività di registrazione dei Visitatori, tra queste:

 

    o    La gestione dei dati anagrafici aziendali e personali

    o    La profilazione di ciascun visitatore

    o    La gestione della banca dati completa dei dati storici di visita

    o    L’invio di newsletter e comunicazioni

    o    La registrazione, on line, dei dati anagrafici dei Visitatori

    o    La produzione di tessere con bar-code

    o    La rilevazione degli accessi

    o    La produzione, in tempo reale, delle statistiche giornaliere e

          cumulative

    o    La produzione di elaborati statisti ed export dei dati su file Excel

• Gestione Espositori

Tra le varie funzionalità ricordiamo le principali:

    o     la gestione dell'anagrafe Espositori

    o     la gestione della domanda di iscrizione

    o     la raccolta e memorizzazione dei dati per la generazione del  

           catalogo sia in formato tradizionale cartaceo che su supporto    

           magnetico

    o     la gestione della fatturazione e situazione  economica degli          

           espositori.

    o     Contabilizzazione delle fatture

    o     Import/export dati verso Terzi

Sono inoltre disponibili delle specifiche funzioni di scambio dati con enti fieristici quali Fiera Milano, Fiera Bologna, ecc.

Servizi Web

Modulo per la gestione di tutti i servizi web disponibili per gli Espositori e per i Visitatori.

• Sezione Espositori

Il modulo permette, via Web, la raccolta di:

    o    Dati anagrafici

    o    Nominativi dei referenti: titolare, responsabile manifestazione, ecc.

    o     Richiesta tessere di ingresso per il proprio personale

    o    Domanda di partecipazione

           •     Tipologia e dimensione dello stand

           •     Servizi, quali:

                  •     Allacci elettrici

                  •     Allacci idrici

                  •     Allacci telefonici

                      Arredo

                      Piante/Fiori

                  •     Hostess

                  •     Movimentazione merce

                      Ecc.

    o     Dati per il catalogo quali:

           •     Dati anagrafici

           •     Prodotti

           •     Case rappresentate

           •     Prodotti rappresentati

           •     Agenti

           •     Marchi

           •     Ecc.

    o     Comunicati stampa

    o     Novità prodotto

    o     Immagine del logo aziendale

    o     Immagini dei prodotti

 

Il modulo è composto da:

    o     Una stazione di redazione, ad uso della segreteria organizzativa, che

           permette di configurare ed attivare le caratteristiche ed i contenuti

           di ogni servizio.

    o     Da un front-end ad uso dell’utente finale (Espositore) per  

           l’inserimento dei dati

 

All’utente finale, a fine sessione di lavoro, viene inviata una e-mail di conferma con, in allegato, i documenti da lui compilati. I documenti in allegato sono in formato PDF.

La stessa e-mail viene inviata, come copia conoscenza, alla segreteria organizzativa. E’ inoltre possibile inviare una ulteriore copia del messaggio al fornitore dei servizi.

Tutto quanto inserito via Web aggiorna automaticamente anche il data base dell’applicativo gestionale MailMeth semplificando e riducendo in modo significativo l’attività di segreteria.

 

Sono inoltre disponibili delle funzioni che permettono alla segreteria di:

    o     monitorare la correttezza e completezza dei dati inseriti

    o     attivare l’invio automatico di e-mail di sollecito agli espositori che    

           non hanno completato le operazioni.

• Sezione Visitatori

Soluzione per gestire il preaccredito dei Visitatori via web

Il sistema prevede:

    o     Un apposito form, personalizzato per ogni manifestazione, che    

           permette al Visitatore di inserire i suoi dati. Il form di registrazione

           permette di gestire molteplici informazioni, quali:

           •     Dati anagrafici della società

           •     Nominativi delle persone a cui intestare le tessere

           •     Dati di profilazione quali:

                      Attività della società

                      Mansioni/Incarichi svolte dalle persone

                      Motivo della visita

                      Aree di interesse

                      Come sono venuti a conoscenza della manifestazione

                      Se hanno già visitato la manifestazione nelle scorse edizioni

                         e quali

                      Ecc.

    o     La generazione del documento di accesso completo dei dati del

           Visitatore e del relativo codice  a barre. Il documento viene generato

           in formato PDF

    o     La generazione e invio automatico di una e-mail con in allegato il

           documento di ingresso

    o     Il monitoraggio dell’utilizzo del servizio

 

Il Visitatore ha inoltre la possibilità di far inviare una e-mail, con le specifiche della manifestazione, a società o persone di sua conoscenza.

 

Il modulo è composto da:

    o     Una stazione di redazione, ad uso della segreteria organizzativa, che

           permette di configurare ed attivare le caratteristiche ed i contenuti

           del servizio.

    o     Da un front-end ad uso dell’utente finale (Visitatore) per

           l’inserimento dei dati

 

L’applicativo è predisposto per l’invio, in tempo reale, dei dati delle persone accreditate alla banca dati dell’ente fieristico che gestisce la reception. Prevede anche lo scambio dati con il servizio Easy Access di Fiera Milano.

Rileva

Lo strumento per la rilevazione dell’afflusso dei Visitatori negli Stands degli Espositori.

Il sistema permette:

    o     La rilevazione dell’afflusso dei Visitatori allo Stand

    o     L’ottenimento di elaborati statistici e mailing

 

Sono disponibili diverse modalità di rilevazione dei dati

    o     Utilizzando un lettore di codici a barre collegato ad un computer

    o     Tramite una App scaricabile su Smartphone o Tablet

 

L’espositore, tramite soluzione web, potrà interrogare i dati di afflusso al proprio stand sia in tempo reale che in periodi successivi alla conclusione della manifestazione.

Registra

Lo strumento per la gestione delle attività di reception di manifestazioni fieristiche e convegni.

Il sistema permette:

    o     La registrazione dei Visitatori

    o     L’emissione di tessere personalizzate complete di bar-code

    o     La rilevazione dell’afflusso alla manifestazione

    o     Il monitoraggio dell’affluenza dei Visitatori

La soluzione si compone di:

    o     un prodotto software per:

           •     la registrazione dei Visitatori

           •     l’emissione delle tessere

           •     la stampa delle statistiche sull’affluenza

    o     stampanti, a trasferimento termico, per la stampa delle tessere sia su supporto cartaceo (cartoncino) che su PVC

    o     terminali portatili per la rilevazione degli accessi

MsgNet

Il modulo permette, tramite l’ausilio di apposito richiamo inserito nei forms dei moduli Anagrafe, Stampe e Gestione fiere, di inviare e-mail automatiche a Visitatori e/o Espositori.

Gli utilizzi possibili di questo modulo possono essere:

    o     Comunicazione, agli Espositori, di sollecito per documentazione  

           incompleta

    o     Solleciti di pagamento

    o     Spedizione fatture

    o     Invio documentazione: modulistica pubblicitaria, domanda di

           partecipazione, ecc.

    o     Invio di circolari e comunicati agli Associati o agli Espositori

    o     Invio di comunicati o newsletter ai Visitatori

    o     Ecc.

I testi delle comunicazioni possono essere personalizzati in funzione ai dati disponibili in banca dati quali:

    o     Ragione sociale

    o     Nominativo del destinatario

    o     Attività della società

    o     Mansione/incarico del Nominativo

    o     Dati della domanda di partecipazione

           •     Manifestazione

           •     Padiglione/Stand

           •     Metri quadrati

           •     Tipo stand

           •     Prodotti e Servizi

           •     Ecc.

La personalizzazione dei testi avviene tramite funzione simile alla stampa unione di Word.